Szczególnie istotny jest udział administracji samorządowej. Spośród 4000 produkcyjnych uruchomień EZD RP:

• 2214 dotyczy administracji samorządowej,

• 983 administracji rządowej i państwowej,

• 803 pozostałych podmiotów publicznych.

Oznacza to, że samorządy odpowiadają za ponad 55% produkcyjnych wdrożeń EZD RP.

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji i NASK – 4000 produkcyjnych wdrożeń EZD RP w administracji

4000 wdrożeń – co pokazuje ta skala?

4000 produkcyjnych uruchomień oznacza, że EZD RP jest już rozwiązaniem wykorzystywanym na dużą skalę w administracji publicznej. Dla JST szczególne znaczenie ma fakt, że ponad połowa wszystkich wdrożeń przypada właśnie na administrację samorządową. To pokazuje również zmianę w podejściu do cyfryzacji urzędów. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją coraz mocniej staje się elementem codziennego funkcjonowania jednostek, a nie jedynie projektem technologicznym realizowanym w ramach cyfryzacji urzędu. Wraz ze wzrostem liczby wdrożeń coraz ważniejsze staje się jednak nie samo uruchomienie systemu, lecz jego właściwe przygotowanie i wykorzystanie w organizacji.

EZD RP to nie tylko obieg dokumentów

EZD RP wspiera wykonywanie czynności kancelaryjnych, prowadzenie i dokumentowanie spraw, obsługę korespondencji oraz zarządzanie dokumentacją elektroniczną. W praktyce oznacza to zmianę sposobu realizacji wielu codziennych czynności w urzędzie – od rejestracji dokumentów i dekretacji, przez prowadzenie spraw i przekazywanie zadań, po dostęp do dokumentacji i współpracę pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Dlatego wdrożenie EZD RP warto traktować szerzej niż jako instalację kolejnego systemu informatycznego.

Technologia jest tylko jednym z elementów zmiany. Równie ważne są organizacja pracy, procesy i przygotowanie użytkowników.

Dobre wdrożenie zaczyna się przed uruchomieniem systemu

Skuteczne przygotowanie jednostki do pracy z EZD RP wymaga wcześniejszego przeanalizowania sposobu jej funkcjonowania.

Warto określić m.in.:

• strukturę organizacyjną jednostki,
• sposób prowadzenia spraw i obsługi dokumentacji,
• role oraz zakresy uprawnień użytkowników,
• zasady pracy poszczególnych komórek organizacyjnych,
• rozwiązania informatyczne wykorzystywane już w jednostce,
• potrzeby pracowników związane z pracą w systemie.

Na tej podstawie można właściwie zaplanować konfigurację EZD RP oraz przygotowanie organizacji do rozpoczęcia pracy.

Dobre przygotowanie pozwala dopasować system do rzeczywistego sposobu funkcjonowania jednostki, zamiast ograniczać wdrożenie do technicznego uruchomienia aplikacji.

Co powinno obejmować przygotowanie do wdrożenia?

Zakres prac może różnić się w zależności od wielkości i specyfiki jednostki, jej struktury organizacyjnej oraz wykorzystywanego środowiska informatycznego. W praktyce przygotowanie do wdrożenia może obejmować m.in. analizę przedwdrożeniową, przygotowanie środowiska, konfigurację struktury organizacyjnej, użytkowników i uprawnień, dostosowanie systemu do potrzeb jednostki oraz przygotowanie pracowników do pracy w EZD RP.

W zależności od środowiska informatycznego jednostki istotne może być również uwzględnienie współpracy EZD RP z innymi wykorzystywanymi rozwiązaniami. Nie mniej ważne jest przygotowanie użytkowników. Nawet prawidłowo skonfigurowany system nie przyniesie oczekiwanych efektów, jeżeli pracownicy nie będą wiedzieli, jak wykorzystać go w codziennej pracy.
Materiały NASK dotyczące wdrażania EZD RP wskazują szkolenia jako istotny element przygotowania organizacji i użytkowników do pracy z systemem.

Uruchomienie produkcyjne to nie koniec

Wdrożenie nie kończy się w momencie uruchomienia systemu w środowisku produkcyjnym. Po rozpoczęciu pracy z EZD RP jednostka może potrzebować dalszego wsparcia, wyjaśniania pojawiających się problemów, doskonalenia sposobu pracy czy porządkowania procesów. Dlatego warto już na etapie planowania wdrożenia uwzględnić również wsparcie użytkowników i dalsze rozwijanie kompetencji organizacji.

Takie podejście zwiększa szansę, że EZD RP rzeczywiście stanie się narzędziem wspierającym pracę urzędu, a nie tylko systemem formalnie uruchomionym w jednostce.

4000 wdrożeń – ważny sygnał dla samorządów

Osiągnięcie poziomu 4000 produkcyjnych wdrożeń EZD RP, z czego 2214 w administracji samorządowej, pokazuje skalę zmian zachodzących w polskiej administracji. Dla JST to ważny sygnał: elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest coraz silniej obecne w codziennym funkcjonowaniu samorządów. Jednocześnie sama liczba wdrożeń nie przesądza o ich efektywności. O tym, jak dobrze system będzie funkcjonował w konkretnej jednostce, decydują m.in. przygotowanie organizacji, właściwa konfiguracja, dopasowanie do procesów oraz przygotowanie użytkowników. Dlatego przy planowaniu wdrożenia EZD RP warto patrzeć nie tylko na moment uruchomienia systemu, ale na cały proces zmiany sposobu pracy jednostki.

BonaSoft – wsparcie w przygotowaniu i wdrożeniu EZD RP

BonaSoft wspiera jednostki publiczne w przygotowaniu i realizacji wdrożeń EZD RP – od analizy przedwdrożeniowej i przygotowania środowiska, przez konfigurację systemu i przygotowanie użytkowników, po uruchomienie produkcyjne i wsparcie w dalszej pracy.

Dobrze przygotowane wdrożenie zaczyna się jeszcze przed uruchomieniem systemu.

Dowiedz się więcej o wdrożeniach EZD RP z BonaSoft